実際に受講された方より、体験談をお寄せいただきました。
運送効率が書類作成の見直しでアップしました
運輸関係の企業で事務として勤務の男性 39歳 K.Sさん
運輸関係の企業で主に事務を担当しています。規模は小さいですが地元を中心として顧客も増えてきて、遠方への配送で人員が足りない時には私がドライバーになる事も皆無ではありません。 実際、先日も関西方面へ向けて片道3時間の配送を担当しました。
人材と倉庫の数も増えて会社の規模が少しずつ拡大していくと共に、書類のやりとりが増えてきた実感があります。 これまではほとんど何も考えずに、必要に応じて求められる書面を作成していく感じでした。 それで先方が内容を理解してくれればそのままの書面をテンプレートとして利用していたのです。 しかし、このところは書類内容の不備などが多発する事態に対応しなければならない事が多くなって、書類作り自体に問題があるのだろうと思うようになりました。そこで選んだのが、今回受講したビジネス文書研修です。 社内の人間だけでまず見直しを行うのも良かったのですが、それよりも皆の新しい事を学びたいという気持ちが強かったのでしょう。私以外にも多くの社員が研修を希望したため、全員参加できるように講師の先生を招いての研修を企画しました。
ビジネス書類作成の必須知識として、6W1Hは常識です。しかし、基本こそ見直すべきポイントだという研修の始まりの言葉には、納得せざるを得ません。だから素直な姿勢で臨めたのだと思います。 もしもベースとなる基本を理解してさえいれば、書面のテンプレート改造もこうして学びの機会を作る必要はなかったのですから。 私以外の社員もおおむねそのような気持ちでいてくれたらしく、意見交換の際などにはお互いに共感できる部分が多かったのも嬉しかった点です。 気付いたこと、疑問に思ったことなど、普段から一緒に仕事をしている仲間であってもこうして改めて話を聞く機会というのはなかなかありません。とても興味深い時間だったと思います。これもまた、研修の付加価値のひとつなのでしょう。
実際に使える雛形とはどういう物なのか、分野別に必要になる工夫とはどういったものなのか。 各種ビジネスに共通する取り組みとして最も重要なのは、伝わる書面を作ろうという意志なのかもしれません。 これは、書類の向こうの相手を「思いやる」気持ちが重要なのだと言います。感覚的な表現ですが、結果から見ればこれは確かな事実です。 これまで自社で使用していたテンプレートで誤記入や記入漏れが多発しているならば、それは見落としやすい配置になっているという事でしょう。どのようにすれば見落としが防げるのか、伝わりやすいのか、書類を見る人の立場に立って考えなければならないのだと、これこそ当たり前の「コツ」を改めて学びました。
研修の後、いくつかの案を出し合って書類の構成を変えました。 配送にまつわる書類から伝達用文書まで、構造や言葉遣い、文体や仮名遣いまで練り込んだ所、差し戻し書類やご記入、記入漏れが格段に減りました。それだけでも業務の回転効率が大きく変わったので、驚いています。 予定通りに業務が繋がって行くというのが、これほど気分の良いものだと知ることが出来たのは、研修の成果に違いありません。研修を受けてよかったです。
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研修セレクトでは、内定者、一般社員、販売、管理職など、各種業務にあたる人材に向けた講師をご紹介しています。今回はビジネス文書研修を受講した方の体験談をご紹介していますので、ぜひ参考になさって下さい。
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